LEAN – Det fremmede er ikke nødvendigvis en modsætning…

Jeg indrømmer, at min tilgang til LEAN er blød. Jeg er begejstret for de medarbejderne-inddragende aspekter og for den opmærksomhed på kunden/slutbrugerens behov, der kan ligge i LEAN. For mig er LEAN forandringsledelse, og forandringsledelse kan hente mange gode metoder i LEAN processerne.

LEAN er processer, og endnu mere, så er LEAN de mennesker, som udfører og bruger/forbruger processerne. LEAN værktøjerne er netop værktøjer, som hjælper med at synliggøre processerne. Fordi LEAN er så eminent til at få medarbejdere og kunder på banen med forslag til forbedringer, besparelser og forandringer, så er LEAN processerne også fantastiske til at skabe innovation og nye løsninger. De små, kontinuerlige forbedringer kan i sig selv bære kimen til de store forandringer. Ved at tillade os selv at tænke småt og være frie til at fejle, så giver vi os selv muligheden for at møde det helt uventede og store uden frygt og uden forbehold.

Alt for ofte ser man kun LEAN værktøjerne. Man prøver lidt forskelligt, og når det ikke virker, så har man prøvet LEAN, og det gav da ikke det store på bundlinjen. Dette sker selvom der er stort fokus på LEAN som en kulturforandring, og selvom der er fokus på både forandring og forankring i organisationen.

Jeg vil våge den påstand, at LEAN ofte sættes ind i kontekst for selve kulturen og processerne tolkes som det anderledes, det vi som vesterlændinge ikke forstår og derfor ikke kan indoptage. Alt i mens, de formelle værktøjer er mere tilgængelige og kan bruges umiddelbart.

Mit forslag er, at vi undlader at fokusere på kulturforskelle imellem Vesten og Japan. I stedet bør vi fokusere på at lade de mindste forandringer starte processen. Med respekt og lydhørhed for andre, for medarbejder, kollegaer og kunder, kan vi langsomt sætte gang i ubetydelige processer. På sigt vil det føre til store forandringer og overraskende innovation.

Strategiskorpionen/ Sandra

Dette indlæg er inspireret af Robert Maurer og hans “The Kaizen Way”

Se skoven for bare træer

Ligesom de foregående år, står kommunerne fortsat overfor en lang række udfordringer. Stigende krav om effektivisering er betinget af, at der er behov for at spare rundt om i kommunernes afdelinger, men med samme forventning om at personalet yder god service, hvilket ofte stresser organisationen og øger sygefraværet, som så igen for effektiviseringen til at dale. Det er en ond spiral, og krisen hjælper naturligvis ikke på det.

Nytår er for nogle ensbetydende med en ny start og øget forandringsvillighed – om det så er nytårsforsættet om at tabe sig 20 kg eller at få skabt mere effektivitet på arbejdspladsen. Det kunne være interessant, hvis 2012 er året, hvor kommunerne tager skridtet i retningen væk fra silo organiseringen af forvaltningsgrenene og nærmer sig en rationaliseret og effektiviseret tankegang. Det vil dog helt sikkert kræve ændringer, som ikke kan overskues indefra, da skoven har vokset sig stor og uoverskuelig.

Jeg tror at det store overblik findes i helikopterperspektiv over skoven. Her er der mulighed for at se skoven i et objektivt og kritisk lys, til at se på nye og anderledes sammensætninger af ”træsorterne”, til at få et snapshot af kommunens tilstand og finde løsninger på de latente udfordringer. Hvor stor er skoven nu? Hvad skal der ske med den – skal den udvides, trimmes, omstruktureres? Er der træer der skal fældes? Ud fra en grundig analyse af en kommunes medarbejdere og arbejdsprocesser, vil udfordringerne blive blotlagt. Hvor er kommunen nu, hvor er den (og hvor vil den gerne være) om et år og hvilken plan skal ligge til grund for den udvikling kommunen har brug for..

I dag er de fleste kommuner opbygget således at fx ind- og udbetalinger til borgerne foregår i de enkelte forvaltningsgrene. Borgernes behov strækker sig fra at kunne håndteres gennem en Let, en Mellem og en Svær proces. De sværeste er dem kommunerne skal have fokus på, hvis en egentlig optimering skal finde sted. For de Lette borgere er det ofte en hurtig ind-ud affære, og for Mellem borgerne er det en lidt mere kontinuerlig proces, men for de Svære borgere er det ofte et værre rod. De skal igennem mange eller i værste fald alle forvaltningsgrene for at opnå det samme som de Lette borgere. Denne proces bør kunne lettes ved at samle alle ind- og udbetalinger og dermed øge den enkelte borgers tilfredshed med kommunen. Samtidig vil det også skabe en optimerende effekt for medarbejderne som så smitter af på deres service og afstresser dem, idet arbejdet er udført på en effektiv måde.

I virkeligheden er kommunernes mål jo bare en anderledes form for ”overskud” end det privates, nemlig at opnå den højeste tilfredshed blandt borgerne, således at kommunen fremstår attraktiv, effektiv og fremtidsorienteret for såvel nuboende som fremtidige borgere og naturligvis som en god og ustresset arbejdsplads – tingene hænger jo sammen.

Men som så meget andet, er det også sådan i denne henseende, at det i første omgang handler om at turde tage det uforpligtende møde med en ekstern konsulent. For selvom det kan virke skræmmende og ofte unaturligt at det skulle være en udefrakommende der kan bringe noget nyt på banen, så er det her helikopterperspektivet kommer til. Fordi de ikke selv sidder nede i skoven og er begravet i andre opgaver. Så har de det overblik og oftest de værktøjer der er nødvendige for at kommunen – sammen med konsulentfirmaet – skaber den rigtige forandring og får trimmet skoven.

Så tag nu imod tilbuddet om et kaffemøde. Det kunne jo være der blev sagt noget du ikke havde hørt før…

StrategiSkorpionen/Catrine